Invoices
Übersicht
Sie sehen alle Rechnungen, welche in dem System von hostware existieren. Sie haben über die Buttons oberhalb der Tabelle die Möglichkeit, schnell nach Rechnungen mit einem bestimmten Status zu filtern.
Überfällige Rechnungen werden in der Tabelle rot markiert.
Mahnwesen
hostware unterstützt ein eigenes Mahnwesen, welches zuvor in den Allgemeinen Einstellungen konfiguriert werden muss.
hostware versendet dann automatisch wie oben konfiguriert Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen per E-Mail an den Kunden. In der Rechnungsdetailansicht werden die versandten Mails in dem Reiter "Fälligkeit" dargestellt.
Transaktionsnummer suchen
Geben Sie hier eine Transaktionsnummer von Ihrem Zahlungsprovider wie z.B. Mollie ein. hostware durchsucht alle Zahlungen nach dieser Nummer und zeigt Ihnen die zutreffende Rechnung an.
Die gefundene Rechnungsnummer wird automatisch in Ihre Zwischenablage kopiert.
Detailansicht
Zusammenfassung
In der Rechnungs-Zusammenfassung finden Sie sämtliche Informationen wie Rechnungsstatus, Kunden, Rechnungsdatum etc. auf einen Blick. Ihnen stehen verschiedene folgende Aktionen zur Verfügung.
Rechnung stornieren
Wenn die Rechnung in dem Status "offen" ist, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren.
In dem folgenden Popup haben Sie dann die Möglichkeit, einen Grund für die Stornierung zu verfassen. Sie können ebenfalls mit einem Klick auf die Vorschläge unter dem Eingabefeld einen Vorschlag einsetzen.
Wenn die Rechnung bereits synchronisiert wurde, wird angezeigt, ob die Rechnung auch automatisch bei der Buchhaltungs-Integration storniert werden kann. hostware kann die Rechnung für sevdesk z.B. direkt stornieren, bei lexoffice lässt dies die Schnittstelle allerdings nicht zu. Hierbei wird die Rechnung nur in hostware storniert, Sie müssen die in lexoffice Rechnung selbst stornieren.
Synchronisierung
Rechnungen in hostware werden über Buchhaltungs-Anbindungen synchronisiert. Hier können Sie den aktuellen Zustand der Synchronisierung einsehen. Sofern die Rechnung noch nicht synchronisiert sind oder einen Fehler verursacht hat, können Sie die Synchronisierung jederzeit anstoßen.
Gesamtbetrag
Der Gesamtbetrag der Rechnung. Sollte bereits eine Teilzahlung durchgeführt worden sein, wird ebenfalls der noch offene Betrag angezeigt.
Wenn das Guthaben für den offenen Betrag ausreicht, können Sie über den Buttonm "Mit Guthaben verbuchen" den offenen Betrag mit dem Guthaben des Kunden zu verbuchen. Eine Rechnung kann und sollte nur vollständig mit Guthaben verbucht werden.
Wenn der Kunde ein aktives Mandat in seinem Kundenkonto gepflegt hat, können Sie über den Button "Mit aktivem Mandat abbuchen" das Mandat wählen und eine Abbuchung authorisieren.
Zahlungen
Sie sehen alle Zahlungen bzw. Zahlversuche mit der Zahlungsmethode, Transaktions-ID, Status und Bezahldatum für diese Rechnung. Wenn ein Kunde z.B. eine falsche Zahlungsmethode ausgewählt hat, kann er den Prozess abbrechen und eine neue Zahlung mit einer anderen Zahlungsmethode starten.
Einige Zahlungsmethoden, wie z.B. Banküberweisung über Mollie oder Stripe benötigen 2-3 Werktage, bis diese als erfolgreich verbucht werden.
Manuelle Zahlung erfassen
Wenn Ihr Kunde eine Vertragsrechnung manuell, z.B. via Banküberweisung über sein Online-Banking überwiesen hat, können Sie hier eine manuelle Zahlung erfassen.
Geben Sie dafür eine Transaktions-ID bzw. Freitext-Beschreibung sowie den bezahlten Betrag an. Hat der Kunde mehr als den offenen Rechnungsbetrag überwiesen, wird der Überschuss auf das Guthaben des Kunden geladen. Hat er zu wenig überwiesen, bleibt der übrige Teilbetrag offen.
Rückzahlung erstellen
Sofern das Zahlungsmodul die Aktion unterstützt, können Sie für eine Zahlung eine Rückerstattung direkt aus hostware erstellen. Die Zahlung und Rechnung wird dann in den Status "Rückerstattet" versetzt.
Sollte die Rechnung bereits synchronisiert worden sein, werden Sie hingewiesen, die Rechnung selbst zu stornieren bzw. eine Gutschrift anzulegen.
Rücklastschrift erstellen
Wenn die Zahlung über ein Mandat durchgeführt wurde, ist der Button "Rücklastschrift erstellen" sichtbar. Geben Sie nun das Datum der Rücklastschrift und bei Bedarf eine Gebühr ein.
Der Kunde erhält über die Rücklastschrift eine E-Mail und, wenn angegeben, eine weitere Rechnung für die Gebühr der Rücklastschrift. Die Rechnung und Zahlung wird wieder als offen markiert, das benutzte Mandat wird als "Abgelehnt" mit der Begründung "Rücklastschrift vom 01.01.2024" markiert.
Logs
Hier können Sie sämtliche Aktionen der Rechnung einsehen.
Synchronisierung mit der Buchhaltung
hostware gleicht Rechnungen auch nach der Erstellung automatisch mit der hinterlegten Buchhaltung wie z.B. lexoffice und sevdesk ab.
Wenn die Rechnung in bspw. lexoffice also mit einer Zahlung verbucht und daher als bezahlt markiert wird, erkennt hostware dies nach wenigen Minuten und setzt ebenfalls den Status auf bezahlt und erstellt die hinterlegte Zahlung in hostware. Das funktioniert bei vielen Statusänderungen, z.B. auch bei Stornierungen.
Anpassungen an dem Inhalt der Rechnung in lexoffice werden nicht zu hostware übernommen. Die Synchronisierung betrachtet hierbei nur den Status und die Zahlungen.
Damit die API-Abfrage performant bleibt, fragt hostware lediglich die letzten N (z.B. 20) Rechnungen sortiert nach Änderungsdatum ab und prüft auf Abweichungen. Wenn Sie also mehr als 20 Rechnungen in einem fünf Minuten Intervall anpassen, werden nicht alle Änderungen zu hostware übernommen.