Collective invoices
Mittels Sammelrechnungen (Sammel-RE) werden alle Positionen (Neubestellungen und Vertragsverlängerungen) gesammelt und einmal pro Monat oder pro Jahr in Rechnung gestellt. Der Kunde erhält dadurch nur eine Rechnung mit allen Positionen, anstelle von mehreren Rechnungen.
Funktionsweise
Diese Funktion sammelt alle Vertragsverlängerungen oder Bestellungen und speichert diese in einer "Sammlung" für den aktuell laufenden Monat ab. Bei der nächsten Abrechnung wird aus diesen Positionen die Rechnung erzeugt. Die Positionen können jederzeit in dem Kunden eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden.
Achtung: Wenn ein Kunde also eine Bestellung abgibt, wird eine Transaktion für die Sammel-RE erzeugt. Wenn das Hosting der Bestellung direkt wieder gelöscht wird, ist die Transaktion aber weiterhin vorhanden und müsste in dem Fall manuell gelöscht werden. Die Transaktionen der Sammel-RE werden separat gespeichert und werden nicht durch Löschungen von Hostings beeinflusst.
Die Sammelrechnung rechnet nicht in die Zukunft ab.
Beispiel
Die Sammel-RE wird am Monatsersten abgerechnet. Wenn ein Hosting am 01.03. verlängert wird, wird diese Transaktion in die Sammel-RE gespeichert. Wenn die Sammel-RE am 01.04. ausgelöst wird, ist die Transaktion vom 01.03. beeinhaltet. Es wurden schließlich alle Transaktionen des Vormonats berücksichtigt.
Aktivierung
Das Sammelrechnungs-Feature muss explizit für jeden Kunden aktiviert werden. Die Profile können anhand von Kundengruppen einzelnen Kunden zugewiesen werden.
Sammelrechnungs-Profile
Unter Einstellungen > Sammelrechnungs-Profile muss zunächst ein Profil erstellt werden. Folgende Felder können konfiguriert werden:
Name Interne Bezeichnung für das Profil. Wird nicht beim Kunden angezeigt.
Intervall Wann soll abgerechnet werden? Monatlich oder Jährlich
Tag im Monat Der Tag, an dem die Rechnung erstellt wird, z.B. 1. für den Monatsersten
Monat im Jahr Der Monat, wann die Rechnung erstellt wird, z.B. 1. für Januar (Nur bei Intervall = Jahr)
Limit pro Intervall Das Ausgabenlimit für den Kunden. Bei Ausreizung können keine weiteren Bestellungen getägtigt werden
Zahlungsziel Das Zahlungsziel der Sammelrechnung
Kundengruppe
Das Profil muss anschließend einer Kundengruppe zugeordnet werden.
Kunde
Wenn die Kundengruppe dem Kunden zugeordnet wird, wird auch das Sammelrechnungs Profil aktiviert. Der Kunde profitiert nun von dem Kreditrahmen, welcher sowohl im Kunden- und Adminbereich eingesehen werden kann.
FAQ
1. Wann werden die Rechnungen erstellt?
Das basiert auf der Einstellung des Sammelrechnungs-Profils. Das Datum der nächsten Abrechnung kann in dem Kunden im Reiter "Sammelrechnung" eingesehen werden.
2. Wie funktioniert die Sammelrechnung?
Alle Posten des aktuell laufenden Monats werden gesammelt. Sobald das nächste Abrechnungsdatum erreicht wird, werden rückwirkend alle gesammelten Positionen in Rechnung gestellt. Das System arbeitet rückwirkend und rechnet keine Daten aus der Zukunft ab.
3. What happens if I deactivate the collective invoice for a customer?
If the customer still has open items and the collective invoice is deactivated (because the customer group is removed), the open items are billed as usual for the next interval and then deactivated. If immediate deactivation is required, the collective invoice must be generated immediately in the customer.