Mindestbetrag der Rechnung
Die Einstellung für den Mindestbetrag der Rechnung verhindert, dass einem Kunden eine Rechnung gestellt wird, bevor seine offenen Gebühren einen von dir festgelegten Mindestbetrag erreichen. Wird der Mindestbetrag nicht erreicht, wird die Rechnung zurückgehalten, bis die Gebühren des Kunden diesen Betrag erreichen oder die von dir festgelegte maximale Wartezeit abgelaufen ist – je nachdem, was zuerst eintritt. So werden Rechnungen mit geringem Wert vermieden, deren Transaktionsgebühren und Verwaltungsaufwand in keinem angemessenen Verhältnis zum Rechnungsbetrag stehen.
Konfiguration
Die Einstellung wird pro Vertriebskanal unter Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Rechnungen konfiguriert. Standardmäßig ist sie deaktiviert.
Mindestbetrag der Rechnung aktivieren — der Hauptschalter für diese Funktion.
Mindestbetrag der Rechnung (€) — der Betrag, den die offenen Gebühren eines Kunden erreichen müssen, bevor ihm eine Rechnung gestellt wird. Der Wert 0 deaktiviert die Prüfung.
Prüfzeitraum in Tagen — wie lange ein Vertrag höchstens zurückgehalten werden darf, bevor ihm trotzdem eine Rechnung gestellt wird. Standardmäßig 30 Tage, Bereich 0–365.
Funktionsweise
Nach der Aktivierung wird einem Kunden erst dann eine Rechnung gestellt, wenn eines von zwei Ereignissen eintritt: Seine offenen Gebühren erreichen den Mindestbetrag oder die von dir festgelegte maximale Wartezeit ist abgelaufen. Sobald der Mindestbetrag erreicht ist, wird die Rechnung wie gewohnt erstellt. Läuft die Wartezeit ab, wird die Rechnung unabhängig vom Betrag erstellt, damit nichts auf unbestimmte Zeit verzögert wird.
Ausnahmen
Die Prüfung gilt niemals für Folgendes:
Kunden mit Sammelrechnungen (siehe Sammelrechnungen) — ihre Positionen werden als Transaktionen gebucht und separat abgerechnet.
Verträge mit nutzungsbasierter Abrechnung — der endgültige Betrag steht erst fest, nachdem die Nutzung berechnet wurde.
Vertriebskanäle mit deaktivierter Rechnungsstellung sowie Verträge, die beim Rechnungslauf ohnehin übersprungen werden (gekündigt, Rechnungsgrenze erreicht, endet nach der Testphase, nicht aktiv).
Verträge, die als separate Rechnung gekennzeichnet sind, werden separat bewertet, da kein anderer Vertrag jemals zu ihrer Rechnung hinzugefügt werden kann.
Wo du die Informationen findest
Jede Entscheidung wird im Admin-Bereich angezeigt, sodass immer klar ist, warum für einen Vertrag noch keine Rechnung gestellt wurde.
Vertragsdetailseite — ein Warnbanner, solange der Vertrag zurückgehalten wird. Es zeigt den offenen Betrag, den Mindestbetrag, das Datum, an dem die Wartezeit begonnen hat, und das voraussichtliche Abrechnungsdatum.
Vertragsliste — ein Badge Zurückgehalten bis … in der Abrechnungsspalte.
Kunde > Tab „Rechnungen“ — ein Hinweis mit einer Auflistung der zurückgehaltenen Verträge dieses Kunden einschließlich Beträgen und voraussichtlichen Terminen.
Rechnungsübersicht — ein Hinweis mit einer Auflistung aller zurückgehaltenen Verträge des aktuellen Vertriebskanals, damit eine fehlende Rechnung niemals ein Rätsel bleibt.
Vertragsprotokoll — ein Eintrag, wenn ein Vertrag zurückgehalten wird, und ein weiterer, wenn er für die Rechnungsstellung freigegeben wird. Dabei wird angegeben, ob der Mindestbetrag erreicht oder die maximale Wartezeit abgelaufen ist.