Mahnwesen

Mahnstufen legen fest, was Hostware mit unbezahlten Rechnungen macht – und wann. Konfiguriere sie unter Settings → Dunning Levels, bevor Erinnerungen, Gebühren, Briefe oder Inkasso-Übergaben ausgeführt werden.

In der zugehörigen Rechnungen-Liste werden überfällige Rechnungen rot angezeigt. Gesendete Erinnerungs-E-Mails werden auf der Rechnung im Tab Fälligkeit angezeigt.

Mahnstufe konfigurieren

Du legst fest, wie viele Stufen du benötigst und was jede einzelne bewirkt. Jede Stufe verfügt über allgemeine Anzeigeeinstellungen, einen Auslöser und separate Mahndetails für Privat- und Geschäftskunden.

Allgemeine Informationen

Lege den Namen, die optionale Farbe und die Textstärke der Stufe fest. Diese Einstellungen bestimmen nur, wie die Stufe im Admin- und Kundenbereich dargestellt wird.

Auslöser

Lege fest, wann die Stufe im Verhältnis zum Fälligkeitsdatum der Rechnung ausgeführt wird – davor oder danach. Du kannst eine Stufe außerdem vorübergehend deaktivieren, ohne sie zu löschen.

Mahndetails

Konfiguriere die Aktionen getrennt für Privatkunden (B2C) und Geschäftskunden (B2B). Eine Stufe kann nur für B2B, nur für B2C oder für beide gelten.

Mahngebühr

Füge zusätzlich zum offenen Betrag eine prozentuale oder feste Mahngebühr hinzu. Das ursprüngliche Rechnungs-PDF bleibt unverändert; die Gebühr ist zusätzlich zu zahlen.

Mahngebühren können nicht in jedem Fall frei gewählt werden. Prüfe, welche Gebühren du gesetzlich berechnen darfst, bevor du sie aktivierst.

E-Mail

Wähle aus, welche Vorlage die Stufe versendet:

Standardvorlage — die integrierte Vorlage für Zahlungserinnerungen
Benutzerdefinierte Vorlage — deine eigene Vorlage aus Settings → Mail Templates

Mahn-E-Mails verwenden den Vorlagentyp billing.invoice-overdue. Änderungen an diesem Typ unter Mail Templates gelten für Erinnerungen, die vom Mahnprozess versendet werden.

Brief

Optional kannst du für die Stufe einen Brief versenden. Wenn eine Briefvorlage aktiv ist, sendet Hostware sie automatisch, hängt das ursprüngliche Rechnungs-PDF an und verwendet die erste Versandart (normaler Brief) aus der Briefverbindung.

Inkasso

Wenn die Übergabe an das Inkasso aktiv ist, übergibt Hostware die Rechnung automatisch an die ausgewählte Inkassoagentur, sobald diese Stufe erreicht ist.

Mahnwesen deaktivieren

Deaktiviere das Mahnwesen für alle oder nur für ausgewählte Kunden.

Für das gesamte System

Deaktiviere in den Einstellungen der Mahnstufen das Kontrollkästchen Dunning level active?.

Für einen Kunden

Aktiviere in der Kundenansicht Deactivate dunning?.

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