Um den Mahnprozess für die gesamte hostware-Instanz auszusetzen, gehe zu den Mahnstufen und entferne das Häkchen bei „Mahnstufe aktiv?“.
Mahnwesen
Der Mahnprozess in hostware hilft Dir dabei, offene Rechnungen automatisch einzuziehen. Du kannst über frei definierbare Mahnstufen festlegen, welche Aktionen ausgeführt werden sollen. Das bedeutet, dass nicht nur E-Mails versendet werden können, sondern auch Briefe oder Inkasso-Verfahren eingeleitet werden können.
Mahnstufen einrichten
Um den Mahnprozess zu nutzen, musst Du zunächst die Mahnstufen unter Settings -> Dunning Levels konfigurieren und aktivieren. Du kannst Anzahl und Art der Mahnstufen nach Belieben festlegen. Die Übersicht könnte dann so aussehen:
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Allgemeine Informationen
Lege den Namen, eine optionale Farbe und die Schriftstärke für die Mahnstufe fest. Diese werden für die rein optische Darstellung im Admin- und Kundenbereich verwendet.
2
Auslöser
Lege den Zeitpunkt fest, zu dem diese Mahnstufe ausgelöst werden soll. Du kannst zum Beispiel Zahlungserinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und Mahnungen nach dem Fälligkeitsdatum versenden.
Optional kann die Mahnstufe vorübergehend deaktiviert werden.
3
Mahnungsdetails
Die folgenden Eigenschaften können getrennt für Privat- und Geschäftskunden gepflegt werden, da hier weitgehend unterschiedliche rechtliche Möglichkeiten bestehen.
Bestimmte Mahnstufen können entweder nur für B2B, nur für B2C oder für beide aktiviert werden.
Mahngebühr
Du kannst eine prozentuale oder feste Mahngebühr festlegen, die zur Rechnung hinzugefügt wird. Die bereits erstellte Rechnung/PDF bleibt selbstverständlich unverändert; die Mahngebühren sind zusätzlich zu bezahlen.
Bitte beachte: Du kannst Mahngebühren nicht in beliebiger Höhe rechtlich berechnen; informiere Dich bitte selbst darüber.
Für jede Mahnstufe kannst Du auswählen, welches E-Mail-Template versendet werden soll:
Standardvorlage: Das eingebaute Standard-Template für Zahlungserinnerungen
Benutzerdefinierte Vorlage: Deine eigene Vorlage, erstellt unter
Settings → Mail Templates
Das Mahnsystem verwendet für Zahlungserinnerungs-E-Mails den Template-Typ billing.invoice-overdue. Wenn Du diese Vorlage unter Settings → Mail Templates anpasst, gelten Deine Änderungen für die Erinnerungs-E-Mails, die über den Mahnprozess versendet werden.
Brief
Du kannst für diese Mahnstufe auch einen Brief versenden. Dazu kannst Du eine Briefvorlage aktivieren, die automatisch versendet wird. Die ursprüngliche Rechnung/das PDF wird dem Brief beigefügt. Die erste Versandart (normaler Brief) wird aus der Briefanbindung ausgewählt.
Inkasso
Aktiviere die Übergabe an Inkasso, um eine Rechnung automatisch an die ausgewählte Inkasso-Agentur zu übertragen, sobald diese Mahnstufe erreicht wird.
Mahnwesen deaktivieren
Global
Für einzelne Kunden
Um das Mahnwesen für ausgewählte Kunden zu deaktivieren, setze im Kundenbereich das Häkchen bei „Mahnwesen deaktivieren?“.
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