Sammelrechnungen
Mit Sammelrechnungen (Sammel-RE) werden alle Positionen (Neubestellungen und Vertragsverlängerungen) gesammelt und einmal pro Monat oder einmal pro Jahr in Rechnung gestellt. Der Kunde erhält dadurch nur eine Rechnung mit allen Positionen statt mehrerer Rechnungen.
Funktionsweise
Diese Funktion sammelt alle Vertragsverlängerungen oder Bestellungen und speichert sie in einer "Sammlung" für den aktuell laufenden Monat. Bei der nächsten Abrechnung wird aus diesen Positionen die Rechnung erstellt. Die Positionen können jederzeit beim Kunden eingesehen, bearbeitet oder gelöscht werden.
Achtung: Wenn ein Kunde also eine Bestellung aufgibt, wird eine Transaktion für die Sammel-RE erzeugt. Wenn das Hosting der Bestellung direkt wieder gelöscht wird, ist die Transaktion jedoch weiterhin vorhanden und müsste in diesem Fall manuell gelöscht werden. Die Transaktionen der Sammel-RE werden separat gespeichert und werden nicht durch Löschungen von Hostings beeinflusst.
Die Sammelrechnung rechnet nicht in die Zukunft ab.
Beispiel
Die Sammel-RE wird am ersten Tag des Monats abgerechnet. Wenn ein Hosting am 01.03. verlängert wird, wird diese Transaktion in der Sammel-RE gespeichert. Wenn die Sammel-RE am 01.04. ausgelöst wird, ist die Transaktion vom 01.03. enthalten. Schließlich wurden alle Transaktionen des Vormonats berücksichtigt.
Aktivierung
Das Sammelrechnungs-Feature muss explizit für jeden Kunden aktiviert werden. Die Profile können anhand von Kundengruppen einzelnen Kunden zugewiesen werden.
Sammelrechnungs-Profile
Unter Einstellungen > Sammelrechnungs-Profile muss zunächst ein Profil erstellt werden. Folgende Felder können konfiguriert werden:
Name Interne Bezeichnung für das Profil. Wird dem Kunden nicht angezeigt.
Intervall Wann soll abgerechnet werden? Monatlich oder jährlich
Tag im Monat Der Tag, an dem die Rechnung erstellt wird, z.B. 1. für den ersten Tag des Monats
Monat im Jahr Der Monat, in dem die Rechnung erstellt wird, z.B. 1. für Januar (nur bei Intervall = Jahr)
Limit pro Intervall Das Ausgabenlimit für den Kunden. Bei Erreichen des Limits können keine weiteren Bestellungen getätigt werden
Zahlungsziel Das Zahlungsziel der Sammelrechnung
Kundengruppe
Das Profil muss anschließend einer Kundengruppe zugeordnet werden.
Kunde
Wenn die Kundengruppe dem Kunden zugeordnet wird, wird auch das Sammelrechnungs Profil aktiviert. Der Kunde profitiert nun von dem Kreditrahmen, der sowohl im Kunden- als auch im Adminbereich eingesehen werden kann.
FAQ
1. Wann werden die Rechnungen erstellt?
Das basiert auf der Einstellung des Sammelrechnungs-Profils. Das Datum der nächsten Abrechnung kann beim Kunden im Reiter "Sammelrechnung" eingesehen werden.
2. Wie funktioniert die Sammelrechnung?
Alle Posten des aktuell laufenden Monats werden gesammelt. Sobald das nächste Abrechnungsdatum erreicht wird, werden rückwirkend alle gesammelten Positionen in Rechnung gestellt. Das System arbeitet rückwirkend und rechnet keine Daten aus der Zukunft ab.
3. What happens if I deactivate the collective invoice for a customer?
If the customer still has open items and the collective invoice is deactivated (because the customer group is removed), the open items are billed as usual for the next interval and then deactivated. If immediate deactivation is required, the collective invoice must be generated immediately in the customer.