Letter sending
Mit hostware können Sie ganz einfach Briefe an Ihre Kunden über die Deutsche Post versenden, die von einem vertrauenswürdigen Drittanbieter automatisch gedruckt und frankiert werden.
API Zugang konfigurieren
Um den API-Zugriff für einen der folgenden Drittanbieter zu konfigurieren, gehen Sie zu „Einstellungen -> Postbriefe“ und wählen Sie Ihren bevorzugten Postanbieter aus. In den folgenden Seiten finden Sie Hinweise zur Einrichtung:
Briefe in hostware erstellen
Unter "Inhalte -> Briefe" haben Sie die Möglichkeit, eigene Briefe zu erstellen. Diese können Sie entweder an eine manuell einzugebende Adresse verschicken oder ganz einfach einen bestehenden Kunden auswählen. Der Brief wird dann ebenfalls in der hostware Administration dem Kunden zugeordnet.
Vergeben Sie einen Titel und verfassen Sie den Inhalt des Briefes. Der Inhalt wird bei der Erstellung eines Briefes direkt mit Ihrer persönlichen Ticket-Signatur vorausgefüllt.
Nach dem Speichern wird der Brief natürlich noch nicht direkt verschickt, Sie können Ihn im Entwurfs-Status noch weiter bearbeiten und ihn zu einem späteren Zeitpunkt versenden.
Rechnungen per Brief versenden
In der Detailansicht einer Rechnung können Sie komfortabel einen neuen Brief erstellen. Hierbei wird der Kunde vorausgefüllt und die Rechnung verlinkt. Sie können optional wie gewohnt einen eigenen Brief als Deckblatt verfassen oder das Feld "Inhalt" leer lassen, um nur die Rechnung zu versenden.
In der Detailansicht sehen Sie zudem die verknüpften Briefe.
Brief versenden
Einen Brief im Entwurfsstatus können Sie jederzeit oben rechts versenden. Dazu wählen Sie einen konfigurieren Briefanbieter aus und können dann aus verschiedenen Briefarten wählen und den Farbdruck aktivieren.
hostware berechnet Ihnen direkt eine ungefähre Preisberechnung, welche dem tatsächlichen Preis des Briefanbieters nahe kommt.
Der Brief wird dann an den Briefanbieter übergeben und ab dann automatisch gedruckt und je nach gewählter Briefart umgehend versendet.
Briefversand erneut anstoßen
Auch wenn die Übergabe des Briefes erfolgreich durchlief, können Sie wenige Minuten später eine Fehlermeldung des Briefanbieters bekommen. In dem Fall haben Sie in hostware die Möglichkeit, den Versandstatus zurückzusetzen.
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