lexoffice

Einführung

lexoffice ist eine leistungsstarke Billing-Integration. Die einfache Erstellung von Rechnungen, Kontakten und Angeboten macht das Führen eines Unternehmens zum Kinderspiel. hostware kann alle Kontakte und Rechnungen direkt mit lexoffice synchronisieren und es so direkt mit Deiner Billing-Software verbinden.

Installation

Bitte installiere das Modul und aktiviere es für die Verkaufskanäle, die Du verwenden möchtest. Achtung: Der aktuell aktive Synchronizer wird für den betreffenden Verkaufskanal deaktiviert. (Vergangene Rechnungen können weiterhin aus der Ferne eingesehen werden)
Gehe zur Modulkonfiguration. Hole Dir Deinen lexoffice-API-Schlüssel in den lexoffice-Einstellungen. Um die lexoffice-API zu verwenden, brauchst Du den größten Tarif (XL). Nachdem Du den API-Schlüssel erstellt hast, kopiere ihn in die Moduleinstellungen.
Fertig! hostware synchronisiert zukünftige Rechnungen jetzt direkt in Dein lexoffice.

Was wird synchronisiert?

Die lexoffice-Integration synchronisiert folgende Daten:

Kontakte: Kunden und Kontaktdaten werden automatisch synchronisiert
Rechnungen: Neue Rechnungen werden direkt in lexoffice erstellt

Zahlungsstatus

Rechnungen, die in lexoffice als bezahlt oder storniert gebucht werden, erkennt hostware nach wenigen Minuten automatisch und aktualisiert den lokalen Rechnungsstatus sowie die hinterlegte Zahlung.

Anpassungen am Inhalt der Rechnung in lexoffice werden nicht an hostware übernommen. Die Rückwärtssynchronisation berücksichtigt hierbei nur den Status und die Zahlungen.

Wenn eine Rechnung in hostware als bezahlt markiert wird, ändert sich der Status in lexoffice nicht automatisch.

Externe Rechnungen, die direkt in lexoffice erstellt werden, werden ebenfalls automatisch nach hostware importiert, sofern der Kundenkontakt bereits existiert. Weitere Informationen findest Du unter Import von externen Rechnungen.

Fehlerbehebung

Rechnung wurde in lexoffice nicht automatisch erstellt

Hostware prüft alle fünf Minuten nicht synchronisierte Rechnungen auf die automatische Synchronisation. Du musst das normalerweise nicht selbst starten.

Eine Rechnung kommt für die automatische Synchronisation nur infrage, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Der Rechnungsstatus ist nicht DRAFT, WAIT_FOR_INPUT oder CANCELLED.
Wenn die Rechnung vorausbezahlt ist, wurde sie bereits bezahlt.

Wenn eine Rechnung grundsätzlich infrage kommt, aber noch nicht synchronisiert wurde oder einen Synchronisationsfehler anzeigt, kannst Du sie in der Detailansicht der Rechnung manuell auslösen. Siehe Rechnungen für Details.

Lexoffice-Zahlungsstatus wird in hostware nicht angezeigt

Warte ein paar Minuten. Hostware prüft lexoffice kontinuierlich und übernimmt Statusänderungen wie paid oder voided nach kurzer Verzögerung.

Es gibt Leistungsgrenzen: In jedem Fünf-Minuten-Fenster prüft hostware nur die letzten 20 Rechnungen nach Änderungsdatum. Wenn Du mehr als 20 Rechnungen auf einmal änderst, können sich einige Aktualisierungen verzögern.

Denk auch daran, dass Inhaltsänderungen, die in lexoffice vorgenommen werden, nie zurück zu hostware synchronisiert werden. Es werden nur Status- und Zahlungsänderungen berücksichtigt.

Keine Rechnungs-E-Mail nach Guthabenaufladung

Rechnungen für Guthabenaufladungen werden im offenen Status erstellt. Hostware verschiebt die Rechnungs-E-Mail, bis die Aufladung tatsächlich bezahlt ist.

Nachdem die Zahlung eingegangen ist, sendet Hostware die Rechnungs-E-Mail automatisch, aktualisiert lokal den bezahlten Status und synchronisiert die Rechnung anschließend mit lexoffice, wenn sie die regulären Synchronisationskriterien erfüllt.

Wenn der Kunde direkt nach der Anfrage einer Aufladung eine E-Mail erwartet, ist das so vorgesehen — die E-Mail wird nach der Zahlung gesendet, nicht bei der Erstellung.

Rundungsdifferenzen bei B2B-Rechnungen

Wenn die lexoffice-Einstellung "E-Rechnungen für Kunden mit Unternehmen erzeugen?" aktiviert ist, verlangt die lexoffice-API Nettopreise mit maximal zwei Dezimalstellen. Aufgrund dieser Einschränkung kann es beim Umrechnen von Bruttobeträgen in Nettopreise zu Rundungsdifferenzen kommen.

Zum Beispiel kann ein Bruttobetrag von 9,99 € auf der Rechnung zu einem Nettopreis führen, der auf 9,98 € gerundet wird. Das ist eine bekannte Einschränkung der lexoffice-API und kein Fehler in hostware.

Der Fußzeilentext der Rechnung fehlt oder ist in Lexoffice falsch

Der Fußzeilentext auf Lexoffice-Rechnungen stammt aus der Einstellung Fußzeilentext in der Konfiguration des Lexoffice-Integrationsmoduls. Hostware sendet diesen Wert beim Erstellen der Rechnung in Lexoffice als Feld remark.

Das Feld unterstützt die Variable {intent_id} und Zeilenumbrüche mit \n. Wenn Du eine Fußzeile im integrierten PDF-Rechnungsmodul konfiguriert hast, sie aber auf Lexoffice-Rechnungen nicht siehst, prüfe stattdessen die Einstellungen der Lexoffice-Integration. Die beiden Module verwenden getrennte Fußzeileneinstellungen.

Wenn die Fußzeile immer noch nicht angezeigt wird, überprüfe, ob die Rechnung erfolgreich in Lexoffice erstellt wurde und ob die Modulkonfiguration für den Verkaufskanal aktiv ist.

Straßen- oder Adressänderungen werden in Lexoffice nicht angezeigt

Hostware synchronisiert Kundenkontakte, einschließlich Adressen, automatisch mit Lexoffice. Wenn eine kürzliche Straßen- oder Adressänderung in Hostware in Lexoffice nicht angezeigt wird, überprüfe, ob die Änderung im Kundenprofil von Hostware gespeichert wurde.

Änderungen, die direkt in Lexoffice vorgenommen werden, werden nicht zurück zu Hostware synchronisiert. Wenn Du in Lexoffice eine Adresse bearbeitest, überschreibt Hostware sie beim nächsten Kontaktsync, falls im Kundenprofil von Hostware noch der alte Wert gespeichert ist.

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