Abrechnung

PDF-Rechnung

Das PDF-Rechnungsmodul von Hostware bietet eine integrierte Rechnungserstellung als Alternative zu externen Buchhaltungsintegrationen wie sevdesk oder lexoffice. RechnungspDFs werden mit einem professionellen Layout erstellt, das Dein Branding, automatische Steuerhinweise und Zahlungsdetails enthält.

PDF-Rechnungsmodul

Das PDF-Rechnungsmodul findest Du im Admin-Bereich unter Module. Wenn es aktiviert ist, erstellt Hostware RechnungspDFs direkt, anstatt auf ein externes Buchhaltungssystem zuzugreifen.

Was auf der Rechnung angezeigt wird

Jedes PDF einer Rechnung enthält:

  • Dein Logo — Zeigt Dein Firmenlogo aus dem Branding des Verkaufskanals an. Wenn kein Logo konfiguriert ist, wird stattdessen der Name des Verkaufskanals angezeigt.

  • Empfänger- und Absenderadressen — Kundenadresse und Deine Geschäftsadresse.

  • Rechnungsdetails — Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum sowie Positionen mit Mengen, Preisen und Summen.

  • Kopftext — Eine anpassbare Einleitung oben auf der Rechnung, zum Beispiel „Wir stellen die folgenden Leistungen in Rechnung.“

  • Fußtext — Eine anpassbare Abschlussnachricht unten, zum Beispiel „Vielen Dank für Deinen Auftrag.“

  • Bankdaten — Deine Bankverbindung wird automatisch angezeigt, wenn eine IBAN konfiguriert ist, damit Kundinnen und Kunden bequem per Banküberweisung bezahlen können.

Automatische Steuerbehandlung

Das PDF der Rechnung zeigt automatisch die korrekten Steuerinformationen basierend auf Deinem Rechnungstyp an:

  • Reguläre Umsatzsteuer mit USt-IDs von Verkäufer und Käufer

  • Kleinunternehmerregelung

  • Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse-Charge)

  • Drittlanddienstleistung

Du musst die Steuerformulierungen nicht manuell anpassen — Hostware wählt für jede Rechnung das richtige Format aus.

Branding-Optionen

Passe das Erscheinungsbild der Rechnung an Dein Branding an:

  • Logo — Konfiguriere die Logo-URL für Deinen Verkaufskanal, damit sie auf jeder Rechnung angezeigt wird.

  • Kopftext — Lege den Einleitungstext fest, der nach dem Adressblock erscheint.

  • Fußtext — Lege den Abschlusstext unten auf der Rechnung fest.

Vor dem Versenden von Rechnungen

Erstelle eine Testrechnung, um das Layout zu prüfen:

  • Das Logo wird im Header korrekt angezeigt

  • Kopf- und Fußtext sind wie gewünscht formatiert

  • Positionen und Summen sind übersichtlich

  • Bankdaten werden angezeigt, wenn zutreffend

Für die Rechnungssynchronisierung mit externen Buchhaltungssystemen siehe Invoice Synchronizers. Für die allgemeine Rechnungsverwaltung siehe Invoices.

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