# Rechnungen

# Übersicht

Sie sehen alle Rechnungen, welche in dem System von hostware existieren. Sie haben über die Buttons oberhalb der Tabelle die Möglichkeit, schnell nach Rechnungen mit einem bestimmten Status zu filtern.

# Transaktionsnummer suchen

Geben Sie hier eine Transaktionsnummer von Ihrem Zahlungsprovider wie z.B. Mollie ein. hostware durchsucht alle Zahlungen nach dieser Nummer und zeigt Ihnen die zutreffende Rechnung an.

# Detailansicht

# Zusammenfassung

In der Rechnungs-Zusammenfassung finden Sie sämtliche Informationen wie Rechnungsstatus, Kunden, Rechnungsdatum etc. auf einen Blick. Ihnen stehen verschiedene folgende Aktionen zur Verfügung.

# Rechnung stornieren

Wenn die Rechnung in dem Status "offen" ist, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren.

In dem folgenden Popup haben Sie dann die Möglichkeit, einen Grund für die Stornierung zu verfassen. Sie können ebenfalls mit einem Klick auf die Vorschläge unter dem Eingabefeld einen Vorschlag einsetzen.

Wenn die Rechnung bereits synchronisiert wurde, wird angezeigt, ob die Rechnung auch automatisch bei der Buchhaltungs-Integration storniert werden kann. hostware kann die Rechnung für sevdesk z.B. direkt stornieren, bei lexoffice lässt dies die Schnittstelle allerdings nicht zu. Hierbei wird die Rechnung nur in hostware storniert, Sie müssen die in lexoffice Rechnung selbst stornieren.

# Synchronisierung

Rechnungen in hostware werden über Buchhaltungs-Anbindungen synchronisiert. Hier können Sie den aktuellen Zustand der Synchronisierung einsehen. Sofern die Rechnung noch nicht synchronisiert sind oder einen Fehler verursacht hat, können Sie die Synchronisierung jederzeit anstoßen.

# Gesamtbetrag

Der Gesamtbetrag der Rechnung. Sollte bereits eine Teilzahlung durchgeführt worden sein, wird ebenfalls der noch offene Betrag angezeigt.

Wenn das Guthaben für den offenen Betrag ausreicht, können Sie über den Buttonm "Mit Guthaben verbuchen" den offenen Betrag mit dem Guthaben des Kunden zu verbuchen. Eine Rechnung kann und sollte nur vollständig mit Guthaben verbucht werden.

Wenn der Kunde ein aktives Mandat in seinem Kundenkonto gepflegt hat, können Sie über den Button "Mit aktivem Mandat abbuchen" das Mandat wählen und eine Abbuchung authorisieren.

# Zahlungen

Sie sehen alle Zahlungen bzw. Zahlversuche mit der Zahlungsmethode, Transaktions-ID, Status und Bezahldatum für diese Rechnung. Wenn ein Kunde z.B. eine falsche Zahlungsmethode ausgewählt hat, kann er den Prozess abbrechen und eine neue Zahlung mit einer anderen Zahlungsmethode starten.

# Manuelle Zahlung erfassen

Wenn Ihr Kunde eine Vertragsrechnung manuell, z.B. via Banküberweisung über sein Online-Banking überwiesen hat, können Sie hier eine manuelle Zahlung erfassen.

Geben Sie dafür eine Transaktions-ID bzw. Freitext-Beschreibung sowie den bezahlten Betrag an. Hat der Kunde mehr als den offenen Rechnungsbetrag überwiesen, wird der Überschuss auf das Guthaben des Kunden geladen. Hat er zu wenig überwiesen, bleibt der übrige Teilbetrag offen.

# Rückzahlung erstellen

Sofern das Zahlungsmodul die Aktion unterstützt, können Sie für eine Zahlung eine Rückerstattung direkt aus hostware erstellen. Die Zahlung und Rechnung wird dann in den Status "Rückerstattet" versetzt.

# Rücklastschrift erstellen

Wenn die Zahlung über ein Mandat durchgeführt wurde, ist der Button "Rücklastschrift erstellen" sichtbar. Geben Sie nun das Datum der Rücklastschrift und bei Bedarf eine Gebühr ein.

Der Kunde erhält über die Rücklastschrift eine E-Mail und, wenn angegeben, eine weitere Rechnung für die Gebühr der Rücklastschrift.
Die Rechnung und Zahlung wird wieder als offen markiert, das benutzte Mandat wird als "Abgelehnt" mit der Begründung "Rücklastschrift vom 01.01.2024" markiert.

# Logs

Hier können Sie sämtliche Aktionen der Rechnung einsehen.